Begroting2017

Eind 2015/begin 2016 is binnen het project Presto het ERP-systeem met de modules voor financiën en projecten geïmplementeerd. Het project Presto gaat nu de volgende -afrondende- fase in. Om de resultaten van Presto te borgen en de vruchten te plukken van de invoering van het ERP-systeem is in februari 2016 gestart met het programma Verbetering Bedrijfsvoeringsinformatie (VBI). Hiermee wordt een impuls gegeven aan het verder professionaliseren van de bedrijfsvoering.

Investering in bedrijfsvoeringsprocessen en -systemen is noodzakelijk om in de huidige tijd een aantrekkelijk werkklimaat te kunnen bieden en medewerkers te faciliteren om buiten beter te presteren.
Een moderne en efficiënte ondersteuning van de bedrijfsvoering is dan ook een belangrijk onderdeel van de Ontwikkelroute. Medewerkers worden intern optimaal gefaciliteerd om extern beter te presteren; dit draagt er aan bij dat zij trots kunnen zijn op hun organisatie en plezier hebben in hun werk.
Geïntegreerde en actuele (bedrijfsvoerings)informatie ondersteunt een flexibele en wendbare organisatie en draagt bij aan het toegankelijker maken van informatie voor externe belanghebbenden.
De invoering van het ERP-systeem voor financiën en projecten is een goede basis. Dit fundament biedt mogelijkheden om verder te bouwen. Het programma VBI is het overkoepelende programma waarbinnen Presto wordt afgerond en realiseert de randvoorwaarden voor een optimaal profijt van de invoering van het ERP-systeem.

Onderdeel van het programma VBI is de afronding van het project Presto met de implementatie van het ERP-systeem voor de facilitaire processen. Op basis van de gemaakte analyse is het kiezen voor de ERP-module voor facilitaire werkprocessen en services de logische volgende stap. Met name omdat dit de uitfasering van het huidige facilitair systeem (Planon) mogelijk maakt. Met de implementatie van de module facilitaire werkprocessen en services in het reeds opgeleverde ERP- pakket komen we tot een afronding voor het project Presto conform de toezegging van de invoering van een ERP-systeem voor 70% van de bedrijfsvoering systemen. Na de oplevering van deze module is het project Presto feitelijk beëindigd.  De oorspronkelijke doelen zijn gerealiseerd en het is van belang de projectfase niet voort te laten duren, maar over te gaan naar “business as usual”.  

Ook na de afronding van het project Presto blijft ons doel als organisatie het standaardiseren en verbeteren van de bedrijfsvoeringsprocessen en stuurinformatie. Met het project Presto en de implementatie van het ERP-systeem is de basis gelegd waarop steeds nieuwe modules kunnen worden toegevoegd (eventueel in samenwerking met andere provincies). Deze basis willen we optimaal benutten en de terugkeer naar de "business as usual" houdt dan ook in dat voor implementatieprojecten van nieuwe modules standaard eerst een businesscase gemaakt wordt en dat we daarbij uitgaan van de lijn “aansluiting op ERP, tenzij …”.
Als eerste wordt onderzocht of en hoe de HR-processen in het ERP- systeem kunnen worden opgenomen en wat eventuele alternatieven zijn.

Naast de reeds genoemde afronding van Presto ondersteunt het programma VBI  een meer integrale benadering van sturingsinformatie en (op middellange termijn) efficiencyverbetering en kostenbesparingen in de bedrijfsvoering. Tevens zorgt het voor uniforme kaders en randvoorwaarden wat betreft informatieveiligheid, architectuur en beheer.

Hieronder een opsomming van de verschillende projecten en indien van toepassing een omschrijving van de activiteiten in 2017:

Informatieveiligheid
Het informatieveiligheidsbeleid van de Provincie Utrecht dient te worden aangepast aan nieuwe wetgeving (Meldplicht Datalekken) en dient tevens als kader voor alle (nieuwe) systemen (zie hiervoor ook de paragraaf Bedrijfsvoering). Voor Presto II – Facilitair worden deze activiteiten opgepakt door een interne projectleider zodat hier in de begroting 2017 geen bedrag voor is opgenomen.

Ontwikkelen datamodel en geïntegreerde managementrapportages
De inventarisatie en definitie van de actuele managementinformatiebehoeften vindt plaats in de lijn (o.a. in het Programma StuurAs). Op basis hiervan wordt binnen het programma VBI de uitvoering projectmatig opgepakt. De verwachting is dat hiervoor aanvullende  tools en koppelingen met het ERP-systeem zijn vereist welke in de loop van 2017 zullen worden geïmplementeerd.

Uitfaseren bestaande systemen
Met het live gaan van Presto Facilitair worden de oude systemen in 2017 uitgefaseerd. Tevens zullen oude contracten worden opgezegd. In dit transitiejaar is gedeeltelijk sprake van dubbele kosten. Ook zullen mogelijk enkele technische aanpassingen noodzakelijk zijn.

Inrichten Beheerorganisatie
Het invoeren van een geïntegreerd bedrijfsvoeringssysteem stelt nieuwe eisen aan het functioneel- en applicatiebeheer. Het beoordelen en doorvoeren van aanpassingen en nieuwe ontwikkelingen wordt complexer en er moet rekening worden gehouden met meerdere belanghebbenden. Ook het opdrachtgeverschap t.a.v. de leverancier wordt ingericht. Deze veranderingen binnen de interne (beheer)organisatie lopen door tot begin 2017.

Presto II - Facilitair
Inrichting en implementatie van de facilitaire processen binnen het Presto ERP systeem, ter vervanging van het huidige Planon. Op basis van de in 2016 gemaakte blauwdruk zal de implementatie eind 2016 beginnen. Vervolgens zal na de test- en acceptatiefase het systeem begin 2017 live en operationeel zijn.

Overige processen/systemen
In een later stadium kan worden overwogen om ook voor andere processen/systemen binnen de bedrijfsvoering de overgang naar het ERP-systeem te overwegen, zoals HR, Inkoop en subsidies. Ook (de koppeling met) Documentum kan hier onderdeel van zijn. Voor HR is in 2016 een strategische verkenning uitgevoerd. Indien nodig zal hiervoor in 2017, middels nieuwe besluitvorming, budget voor worden aangevraagd.

¹ Inclusief € 0,136 mln. aan licentiekosten die worden geactiveerd en vanaf 2017 in 5 jaar worden afgeschreven.
tabel 1 Begroting 2016 en 2017 VBI (bedragen x € 1.000)

Risicobeheersing en de onderlinge samenhang tussen de projecten heeft speciale aandacht binnen het programma VBI en Presto II. Op regelmatige basis wordt een risicolog met bijbehorende beheersmaatregelen bijgehouden en besproken door het programmateam.

Daar de verschillende projecten voor het grootste deel impact hebben op de interne bedrijfsvoering, is het zaak om het draagvlak voor de veranderingen en de bijbehorende communicatie binnen de interne organisatie zorgvuldig te monitoren en te managen. De samenstelling van het programmateam, met hierin de teamleiders van de verschillende bedrijfsvoeringsafdelingen en de aanstelling van een omgevingsmanager zorgen ervoor dat dit risico beheersbaar is.

Een ander risico bij ICT-projecten is over het algemeen dat er veel maatwerk wordt ontwikkeld. Om dit in te dammen is ook bij de Presto II – Facilitair  grotendeels gekozen voor een inrichting welke ook bij andere overheidsorganisaties wordt gebruikt. Er is slechts op onderdelen aanvullende programmatuur ontwikkeld. Tevens is door het kiezen voor een gefaseerd aanpak de complexiteit gereduceerd. De totale doorlooptijd van de (verdere) invoering van Presto is hierop aangepast.